El 5 de octubre llega. La pregunta es: ¿tu empresa está realmente preparada para la nueva normativa de transportes DeCA?
A partir del 5 de octubre de 2026, el documento de control del transporte público de mercancías por carretera deberá ser electrónico (DeCA), con el objetivo es sustituir los procesos basados en papel y facilitar la trazabilidad de las operaciones de transporte. BOE
Esta obligación afecta tanto a transportistas como a fabricantes, distribuidores y otras empresas que contratan directamente estos servicios, en los supuestos sujetos a la normativa.
A continuación, te contamos:
- ¿En qué consiste?
- ¿A quién afecta?
- ¿Qué exige?
- ¿Cómo puede ayudarte Grupo Solitium?
¿En qué consiste exactamente el DeCA?
El DeCA es la versión electrónica del documento de control administrativo que ya existe actualmente para determinados transportes públicos de mercancías por carretera.
La diferencia es que ahora ese documento debe existir en formato digital y cumplir unos requisitos técnicos concretos establecidos por el Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible. Entre ellos, disponer de un documento electrónico accesible mediante una dirección web y un código QR.
IMPORTANTE
No se trata simplemente de escanear un documento en papel. El DeCA debe ser un documento electrónico que pueda consultarse durante el transporte y ante una inspección.
La pregunta que más se repite: ¿A quién afecta?
A transportistas y empresas que contraten directamente transporte de mercancías por carretera dentro de España, con las exenciones previstas; lo que puede afectar también a fabricantes y distribuidores como cargadores.
En la práctica, deberías revisar tu situación si:
- Contratas transportistas para entregar mercancías a tus clientes.
- Trabajas con operadores logísticos.
- Coordinas expediciones desde Sage 50, Sage 200 Sage X3 u otro ERP.
- Realizas envíos frecuentes mediante transporte contratado.
Por el contrario, el Ministerio indica que el transporte privado complementario queda excluido de esta obligación específica, aunque debe llevar la documentación que corresponda para acreditar su naturaleza.
“Yo subcontrato todo el transporte”. ¿Entonces el problema es del transportista?
No.
De hecho, esta es una de las falsas creencias más peligrosas.
La normativa atribuye obligaciones al cargador contractual y al transportista efectivo. Por tanto, aunque una empresa no disponga de camiones propios, si organiza o contrata el transporte debe revisar cómo se formaliza, comparte y mantiene accesible la documentación.
EN LENGUAJE DE NEGOCIO
Aunque nunca conduzcas un camión, si tu empresa contrata el transporte de la mercancía, no conviene delegar el control del proceso documental sin verificarlo.
¿Qué exige el DeCA?
El DeCA exige generar, compartir y conservar electrónicamente la documentación de control del transporte, garantizando que esté disponible para su inspección. En la práctica, implica:
- Emitirlo antes de iniciar el servicio, con los datos obligatorios del transporte: cargador, transportista, mercancía, origen, destino, fecha y vehículo.
- Generar un PDF nativo digital, desde una aplicación informática. Un escaneo o una fotografía del documento en papel no son válidos.
- Incluir un código QR que permita a los inspectores descargar directamente el documento mediante un enlace seguro, sin contraseñas ni pasos intermedios.
- Facilitar una copia al conductor antes de salir, disponible en el móvil o impresa, siempre con el QR.
- Registrar la fecha y hora de creación y modificación. Los cambios deben mantener la trazabilidad de la información anterior y comunicarse al conductor.
- Conservarlo durante al menos un año, tanto por el transportista efectivo como por el cargador contractual, garantizando su disponibilidad.
La firma electrónica no es obligatoria con carácter general. Cuando el documento tenga también finalidad contractual y deba firmarse, se exige como mínimo firma electrónica avanzada.
¿Qué sucede durante una inspección?
Imaginemos un escenario real. Un conductor es detenido durante un control en carretera y la autoridad solicita la documentación de control.
En ese momento, el conductor debe poder acceder al DeCA correspondiente y mostrarlo de forma inmediata. La normativa contempla el acceso al documento mediante medios electrónicos y un código QR que permita su descarga.
Tres preguntas que tu empresa debería poder responder hoy
- ¿El conductor sabe dónde está el documento?
- ¿El transportista puede localizarlo en segundos?
- ¿La información está actualizada y disponible?
Si alguna de estas preguntas genera dudas, la adaptación debe comenzar cuanto antes.
El verdadero problema no es generar el DeCA
Muchas empresas están enfocando la adaptación de forma equivocada. Piensan que únicamente necesitan generar un documento. En realidad, el reto consiste en integrar el DeCA dentro del flujo habitual de trabajo.
Porque cuando aparecen los problemas suelen hacerlo siempre en los mismos puntos:
- Datos duplicados e información introducida manualmente.
- Albaranes impresos y firmas difíciles de localizar.
- Evidencias dispersas entre correos, carpetas y aplicaciones.
- Incidencias comunicadas por teléfono o mensajes.
- Dificultad para reconstruir qué ocurrió en una entrega.
¿Cómo podemos ayudarte desde Grupo Solitium?
En Grupo Solitium hemos abordado este reto desde una visión práctica: convertir una obligación normativa en una oportunidad de mejora operativa.
La solución Mobility Live Delivery & DeCA permite integrar la generación del DeCA con los datos existentes en Sage, evitando la reintroducción de información y facilitando el acceso del conductor mediante QR o enlace directo. Además, incorpora capacidades para digitalizar entregas, recoger evidencias y mantener la trazabilidad documental dentro de un único flujo.
DEL PEDIDO AL JUSTIFICANTE
Una propuesta que conecta la información del ERP, la documentación del transporte, el acceso del conductor y las evidencias de la entrega.
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Del albarán en Sage al conductor: así debería funcionar
La pregunta correcta ya no es “¿cómo genero el DeCA?”, sino “¿cómo consigo que se genere reutilizando la información que ya existe?”.
Cuando los datos del cliente, la expedición, el transportista, el conductor, el vehículo y las direcciones ya están disponibles en Sage 50, Sage 200 Sage X3, volver a introducirlos supone trabajo adicional y aumenta el riesgo de errores.
Por eso, una solución integrada debería permitir:
- Utilizar los datos ya existentes en el ERP.
- Generar el DeCA a partir de la información de la expedición.
- Facilitar el acceso al conductor mediante enlace o QR.
- Mantener la trazabilidad documental y los registros de actividad.
- Asociar la firma, las fotografías y las incidencias a cada entrega.
Una oportunidad para modernizar toda la logística
Las organizaciones más avanzadas no están abordando el DeCA únicamente como una obligación. Lo están aprovechando para eliminar papel, reducir tareas administrativas y mejorar el control de las entregas.
Una vez digitalizado el proceso, la empresa puede disponer de:
- Albaranes firmados y evidencias vinculadas a la entrega.
- Fotografías e incidencias registradas en el momento.
- Seguimiento del estado de las entregas.
- Historial completo de expediciones.
- Información localizable desde un único entorno.
Preguntas frecuentes rápidas
¿Puedo seguir utilizando papel?
No. El documento exigido debe existir en formato electrónico. Puede mostrarse desde un dispositivo o mediante una copia impresa que contenga el código QR de acceso al documento electrónico.
¿Mi empresa está obligada si solo contrata transportistas externos?
Sí. Aunque debes analizar el papel de tu empresa en la operación, la normativa contempla obligaciones para el cargador contractual y el transportista efectivo en los transportes incluidos en su ámbito de aplicación.
¿El DeCA sustituye a la carta de porte?
No. El DeCA es un documento de control administrativo y no sustituye otros documentos que puedan resultar exigibles o necesarios para documentar el contrato de transporte.
¿El conductor necesita instalar una aplicación?
No necesariamente. El documento puede ponerse a disposición del conductor mediante una dirección web o un código QR, siempre que el sistema utilizado cumpla los requisitos aplicables.
¿Qué ocurre si cambia algún dato durante el servicio?
Las modificaciones deben realizarse de forma que el documento actualizado siga siendo accesible y quede preservada la trazabilidad del cambio conforme a las reglas aplicables.
¿Existe un periodo sin sanción después del 5 de octubre?
Las FAQ del Ministerio señalan que el periodo transitorio ya está establecido legalmente y que la digitalización obligatoria comienza el 5 de octubre de 2026.
¿Es recomendable esperar al último momento?
No. La adaptación puede requerir revisar procesos, responsables, datos maestros, integración, pruebas y formación de usuarios.
Checklist: ¿está preparada tu empresa?
☐ Hemos identificado qué transportes están sujetos al DeCA.
☐ Sabemos quién actuará como cargador contractual y quién como transportista efectivo.
☐ Hemos definido quién genera, revisa y comparte el documento.
☐ El conductor podrá acceder al DeCA durante todo el servicio.
☐ Podemos actualizar datos sin perder la trazabilidad.
☐ La información necesaria está disponible en nuestro ERP.
☐ Hemos probado el proceso antes del 5 de octubre de 2026.
SIGUIENTE PASO
Solicita un diagnóstico de tu operativa para comprobar cómo afecta el DeCA a tus expediciones y qué nivel de integración necesitas.
Solicitar información sobre la solución de Grupo Solitium
Fuentes y aviso
- Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible: Documento electrónico de Control Administrativo (DeCA)
- Ministerio de Transportes y Movilidad Sostenible: Preguntas frecuentes (FAQ) DeCA
- Marco normativo citado: artículo 222 del Real Decreto 1211/1990; Orden FOM/2861/2012; disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible; y Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril.
Aviso: Este contenido tiene finalidad informativa y comercial. No constituye asesoramiento jurídico. Conviene contrastar cada caso con las FAQ oficiales vigentes y, cuando proceda, con asesoramiento especializado.